Apa Itu SOP: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penggunaannya
Dalam berbagai bidang organisasi dan perusahaan, istilah SOP menjadi sangat penting untuk menjamin kelancaran dan keteraturan dalam bekerja. Namun, masih banyak yang belum memahami secara jelas apa itu SOP, apa arti SOP, dan apa yang dimaksud dengan SOP. Artikel ini membahas secara mendalam tentang pengertian SOP, tujuannya, manfaatnya, serta contoh nyata dalam penerapan.
Pengertian SOP
Apa itu SOP? SOP atau Standard Operating Procedure adalah panduan tertulis yang berisi urutan kegiatan atau tahapan kerja yang harus dijalankan untuk memastikan proses berjalan secara konsisten dan efisien.
Apa yang Dimaksud SOP?
Apa yang dimaksud dengan SOP adalah seperangkat instruksi terstandar yang digunakan untuk mendokumentasikan proses kerja dalam organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah agar setiap tindakan yang dilakukan dapat dikontrol, diukur, dan ditingkatkan jika perlu.
Apa Arti SOP Menurut Pakar?
Menurut Mangkunegara (2017), SOP merupakan panduan tertulis yang membantu pelaksanaan kerja agar lebih sistematis, efisien, dan terukur. Sedangkan Tjiptono (2019) menyatakan bahwa SOP adalah sarana untuk menjaga konsistensi mutu layanan maupun produk.
Tujuan Dibuatnya SOP : Menyediakan rujukan standar bagi seluruh personel dalam melaksanakan tugas. Mencegah terjadinya kesalahan prosedural yang dapat merugikan organisasi.
Manfaat SOP:
Efisiensi waktu dan tenaga. Konsistensi dalam pelayanan dan produk. Semua karyawan menjalankan tugas dengan cara yang sama, sehingga hasilnya seragam. Sebagai alat pelatihan karyawan baru. Mendukung kegiatan audit internal dan eksternal. Mengurangi ketergantungan pada individu tertentu Karena semua prosedur terdokumentasi, maka siapapun bisa menjalankan tugas berdasarkan SOP. Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pembuatan SOP
Pembuatan SOP yang efektif tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Berikut hal-hal penting yang perlu diperhatikan: Jelaskan tujuan SOP secara spesifik, Gunakan bahasa yang sederhana, Susun langkah-langkah secara runtut, Urutan aktivitas harus mengikuti alur logis dan sesuai kenyataan di lapangan, Libatkan pengguna SOP dalam proses penyusunan
Karyawan yang terlibat langsung dalam proses kerja harus dilibatkan agar SOP realistis dan dapat diimplementasikan. Tinjau dan evaluasi secara berkala, SOP harus disesuaikan dengan perubahan kondisi atau kebijakan baru.
Contoh SOP dan Cara Pembuatannya
Untuk membantu pemahaman, berikut ini adalah contoh SOP sederhana dan cara menyusunnya.
Contoh SOP: Prosedur Menerima Tamu di Kantor
Judul SOP: Prosedur Menerima Tamu
Tujuan: Memberikan pelayanan ramah dan profesional kepada setiap tamu.
Langkah-langkah:
Tamu mengisi daftar kunjungan di meja resepsionis.
Resepsionis mengonfirmasi kepada pihak yang akan ditemui
Tamu dipersilakan menunggu di ruang tamu.
Karyawan terkait datang menjemput tamu.
Tamu diarahkan ke tempat pertemuan sesuai jadwal.
Cara Membuat SOP
Berikut ini tahapan menyusun SOP secara sistematis:
Identifikasi proses kerja yang ingin dibuat SOP-nya, Kumpulkan informasi dari pihak pelaksana, Tulis langkah-langkah secara kronologis dan rinci, Uji coba penerapan SOP dalam situasi nyata, Revisi jika diperlukan dan distribusikan ke semua pihak terkait.
Contoh Penggunaan SOP dalam Perusahaan
Penerapan SOP di berbagai divisi perusahaan sangat membantu meningkatkan kinerja dan keteraturan kerja. Berikut beberapa contohnya:
1. SOP di Bidang Produksi
Mengatur tahapan produksi mulai dari bahan baku hingga pengemasan. Menjamin produk akhir memenuhi standar mutu perusahaan.
2. SOP Bagian Keuangan
Proses pengajuan reimburse karyawan, Tata cara pencatatan transaksi harian.
3. SOP untuk HRD (Sumber Daya Manusia)
Prosedur perekrutan pegawai baru, Mekanisme evaluasi kinerja dan promosi.
4. SOP Layanan Pelanggan
Penanganan keluhan pelanggan, Mekanisme tindak lanjut komplain dan feedback. Dengan SOP, perusahaan dapat menciptakan alur kerja yang terstruktur dan mudah diaudit.
Kesimpulan
SOP adalah panduan penting untuk menjaga kualitas dan konsistensi proses kerja, bukan hanya dokumen formal.Dengan memahami apa arti SOP, apa yang dimaksud dengan SOP, serta bagaimana contoh penggunaan SOP dalam perusahaan, organisasi akan lebih siap menghadapi tantangan operasional secara lebih sistematis dan terkendali
Referensi
Mangkunegara, A. A. A. P. (2017). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Sutrisno, E. (2020). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Kencana Prenada Media.
Suryadi, K. (2022). Sistem Informasi Manajemen dan Pembuatan SOP. Bandung: Informatika.
Penulis : Elina Pebriyanti.
