Apa itu Purchasing? Ini Dia Penjelasan dan Fungsinya
Purchasing atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah pembelian, merupakan salah satu fungsi vital dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Pembelian artinya proses memperoleh barang dan jasa dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan operasional organisasi. Identifikasi kebutuhan, memilih vendor, bernegosiasi harga, dan menerima barang adalah semua contoh operasi ini.
Secara sederhana, apa itu pembelian? Pembelian adalah proses membeli sesuatu yang dibutuhkan, baik untuk konsumsi langsung maupun untuk mendukung kegiatan produksi. Dalam dunia bisnis, purchasing tidak hanya soal membeli, tetapi juga mengelola anggaran, kualitas, dan waktu pengiriman secara efisien.
Pengertian Purchasing
Dalam konteks manajemen, purchasing adalah proses sistematis untuk mendapatkan barang atau jasa dalam jumlah, kualitas, dan harga yang tepat dari sumber yang dapat dipercaya dan menguntungkan.
Menurut Monczka et al. (2015), purchasing adalah “the process of obtaining goods and services in exchange for money or its equivalent.” Hal ini memperlihatkan bahwa pembelian tidak hanya sebatas transaksi, tetapi juga mencakup strategi dan hubungan jangka panjang dengan vendor.
Proses Purchasing Secara Umum
Proses purchasing melibatkan beberapa tahapan penting, yaitu:
- Permintaan pembelian (purchase requisition): Dokumen permintaan dikirim ke bagian purchasing.
- Seleksi vendor: Bagian perolehan memilih dan mengevaluasi vendor berdasarkan harga, reputasi, dan kualitas.
- Negosiasi dan pemesanan: Negosiasi harga dan ketentuan lainnya dilakukan, lalu dibuatkan purchase order.
- Penjemputan barang: Setelah barang diterima, kualitas dan kuantitasnya diperiksa.
- Pembayaran: Pembayaran dilakukan kepada vendor setelah sesuai.
Proses ini bisa dilakukan secara manual atau melalui sistem elektronik, salah satunya menggunakan e-purchasing. E-pembelian adalah platform digital yang membuat proses pembelian lebih cepat dan lebih mudah.
Tugas Seorang Buyer dalam Purchasing
Buyer adalah individu yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pembelian. Tugas utama mereka meliputi:
- Mencari dan mengevaluasi vendor
- Melakukan analisis harga dan kualitas produk
- Menyusun dan mengajukan purchase order
- Melakukan negosiasi kontrak
- Menjaga hubungan baik dengan pemasok
- Menyusun laporan pengadaan
Dengan demikian, seorang buyer menjadi ujung tombak dari proses pengadaan.
Karier di Bidang Purchasing
Karier di bidang purchasing sangat menjanjikan, khususnya dalam perusahaan besar yang memiliki rantai pasok kompleks. Beberapa posisi yang umum ditemui di bidang ini:
- Purchasing Staff
- Purchasing Supervisor
- Buyer
- Procurement Specialist
- Supply Chain Manager
Kualifikasi yang dibutuhkan umumnya:
- Latar belakang pendidikan ekonomi, teknik, atau manajemen
- Kemampuan negosiasi
- Pemahaman tentang sistem ERP dan e-purchasing
- Kemampuan komunikasi dan analisis data
Purchasing vs Procurement
Banyak orang mengira bahwa purchasing dan procurement adalah hal yang sama. Padahal, keduanya memiliki perbedaan:
| Aspek | Purchasing | Procurement |
| Fokus | Pembelian barang dan jasa | Seluruh proses dari identifikasi kebutuhan hingga kontrak |
| Jangka waktu | Jangka pendek | Jangka panjang |
| Aktivitas | Fokus pada transaksi | Fokus pada strategi |
Jenis Purchasing
Purchasing dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis:
- Direct Purchasing: Pembelian barang yang langsung digunakan dalam proses produksi (misalnya bahan baku).
- Capital Purchasing: Pembelian aset tetap seperti mesin dan kendaraan.
- E-purchasing: Pembelian melalui sistem digital.
Skill yang Dibutuhkan Seorang Staff Purchasing
Seorang staff purchasing dituntut untuk memiliki beberapa keterampilan penting agar dapat menjalankan tugasnya secara efektif:
- Kemampuan negosiasi
- Keterampilan komunikasi
- Analisis data dan keuangan
- Penguasaan software purchasing (SAP, Oracle)
- Ketelitian dan kejujuran
- Manajemen waktu dan deadline
Skill ini mendukung efektivitas dalam melakukan proses pembelian secara efisien dan akurat.
Kelebihan E-Purchasing
E-pembelian adalah sistem pembelian yang menggunakan teknologi informasi untuk mendigitalisasi proses pembelian. Sistem ini digunakan banyak organisasi besar, termasuk instansi pemerintah, karena efisiensinya.
Beberapa kelebihannya:
- Efisiensi waktu: Proses lebih cepat karena sistem otomatisasi
- Transparansi: Semua proses tercatat secara digital
- Mengurangi biaya operasional melalui pengurangan biaya cetak, distribusi dokumen, dan birokrasi
- Pemantauan real-time: dapat secara langsung memantau status pembelian
- Dokumentasi mudah diakses: Semua transaksi terdokumentasi dan tersimpan dengan rapi
Kelemahan E-Purchasing
Meski memiliki banyak keunggulan, e-purchasing juga memiliki beberapa kelemahan:
- Ketergantungan terhadap teknologi: Sistem harus selalu online dan berjalan lancar
- Resistensi pengguna: Beberapa pengguna lambat menyesuaikan diri.
- Biaya awal implementasi: Investasi perangkat lunak dan pelatihan cukup besar.
- Masalah keamanan data: Risiko peretasan atau kebocoran data
Namun dengan manajemen risiko dan pelatihan yang baik, kelemahan ini bisa diminimalkan.
Kesimpulan
Purchasing adalah proses penting dalam kegiatan bisnis dan organisasi. Proses ini tidak hanya menyangkut pembelian semata, tetapi juga melibatkan strategi, pengelolaan vendor, dan pengendalian biaya. Pengadaan adalah aktivitas menyeluruh dari identifikasi hingga penyelesaian transaksi.
Referensi
- Monczka, R. M., Handfield, R. B., Giunipero, L. C., & Patterson, J. L. (2015). Purchasing and Supply Chain Management (6th ed.). Cengage Learning.
- Burt, D. N., Petcavage, S. D., & Pinkerton, R. B. (2010). Supply Chain Management: A Strategic Perspective. Pearson Education.
- Lysons, K., & Farrington, B. (2020). Procurement and Supply Chain Management (10th ed.). Pearson.
- Baily, Farmer, Crocker, Jessop, dan Jones pada tahun 2015.. Procurement Principles and Management. Pearson Education.
