Mengenal Lebih Jauh Procurement
Apa sih Itu Procurement?
Mari kita mulai dengan membahas apa itu procurement secara menyeluruh.
Pengertian Procurement
Procurement artinya secara harfiah adalah “pengadaan.” Namun, dalam konteks manajemen bisnis, maknanya jauh lebih luas. Procurement mencakup seluruh rangkaian proses untuk memperoleh barang dan jasa mulai dari perencanaan, permintaan, seleksi vendor, negosiasi kontrak, pembelian, penerimaan barang, hingga pembayaran.
Menurut Monczka, Handfield, Giunipero, dan Patterson (2020), procurement adalah proses strategis yang menciptakan nilai melalui akuisisi barang dan jasa dengan harga terbaik, kualitas terbaik, dan ketepatan waktu pengiriman.
Tujuan Utama Procurement:
- Menyediakan barang/ jasa secara tepat waktu.
- Menghemat biaya perusahaan
- Membangun hubungan jangka panjang dengan distributor
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan hukum eksternal
Apa Saja Perbedaan Procurement dan Purchasing?
| Aspek | Procurement | Purchasing |
| Cakupan | Strategis dan menyeluruh | Operasional dan spesifik |
| Durasi | Jangka panjang | Jangka pendek |
| Aktivitas utama | Perencanaan, seleksi pemasok, kontrak | Pemesanan, penerimaan, pembayaran |
Jenis-Jenis Procurement yang Perlu Kamu Ketahui
Dalam praktiknya, procurement terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung pada kebutuhan dan konteks perusahaan:
1. Direct Procurement
Digunakan untuk membeli bahan baku utama yang dibutuhkan dalam proses produksi. Contohnya:
- Pabrik tekstil membeli benang dan kain
- Perusahaan otomotif membeli komponen mobil
2. Indirect Procurement
Digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Tidak langsung terlibat dalam produksi. Contoh:
- Pengadaan ATK (alat tulis kantor)
- Layanan kebersihan atau keamanan
3. Services Procurement
Mengacu pada pengadaan jasa profesional seperti:
- Konsultan hukum
- Jasa pelatihan
- Teknisi IT
4. E-Procurement
Merupakan proses pengadaan berbasis elektronik yang memanfaatkan sistem digital untuk efisiensi dan transparansi.
Proses dalam Aktivitas Procurement
Untuk memastikan keberhasilan pengadaan, proses procurement harus dilakukan secara sistematis dan terdokumentasi dengan baik. Berikut tahapan umum dalam proses procurement:
1. Identifikasi Kebutuhan
2. Persetujuan Internal
3. Seleksi Vendor
- Mengidentifikasi calon penyedia
- Menilai reputasi dan kapabilitas
- Meminta proposal atau penawaran (Request for Quotation – RFQ)
4. Negosiasi
- Menciptakan kesepakatan yang saling menguntungkan
5. Penandatanganan Kontrak
- Menandatangani kontrak sebagai dasar hukum kerja sama
6. Pemesanan dan Pengiriman
- Melakukan pemesanan formal
- Menerima dan memverifikasi barang/jasa yang diterima
7. Pembayaran
- Menyetujui invoice dan melakukan pembayaran kepada vendor
8. Evaluasi Vendor
- Mengevaluasi kinerja penyedia untuk kerja sama berikutnya
Tugas Procurement
Bagi yang tertarik berkarier di bidang ini, penting untuk mengetahui tugas procurement secara menyeluruh.
Tugas Umum Seorang Procurement Officer:
- Mencari dan membina hubungan dengan vendor
- Menyusun dan mengevaluasi dokumen pengadaan
- Mengelola kontrak dan melakukan pemantauan implementasi
- Menjaga kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan regulasi pemerintah
- Menilai kebutuhan dan proyeksi anggaran
- Menyusun laporan pengadaan dan membuat analisis efisiensi biaya
Keterampilan yang Dibutuhkan:
- Kemampuan negosiasi
- Analisis pasar
- Pemahaman hukum kontrak
- Komunikasi interpersonal
- Manajemen waktu dan proyek
Komponen Procurement
Dalam praktiknya, procurement terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait:
- Strategi Pengadaan: Rencana jangka panjang terkait pemenuhan kebutuhan organisasi
- Manajemen Vendor
- Sistem dan Teknologi: Penggunaan e-procurement untuk efisiensi
- Dokumentasi Kontrak: Termasuk SLA (Service Level Agreement), kontrak kerja sama, dsb.
- Audit dan Kepatuhan
Bekerja di Bidang Procurement
Bukan hanya di sektor swasta, tapi juga di instansi pemerintahan dan organisasi internasional.
Posisi yang Umum dalam Tim Procurement:
- Procurement Staff / Officer
- Purchasing Manager
- Strategic Sourcing Specialist
- Vendor Relationship Manager
- Procurement Analyst
Keuntungan Berkarier di Procurement:
- Peluang luas di berbagai sektor industri
- Posisi strategis dalam organisasi
- Potensi kenaikan jabatan yang jelas
- Tantangan menarik dalam negosiasi dan strategi
Tantangan dalam Dunia Procurement
- Perubahan harga pasar yang tidak menentu
- Ketergantungan pada vendor tertentu
- Kendala logistik dan pengiriman
- Persaingan internal antar departemen
- Kebutuhan akan teknologi digital yang terus berkembang
Penutup
Procurement adalah proses krusial yang menentukan keberhasilan operasional dan efisiensi anggaran perusahaan. Dengan pemahaman mendalam tentang apa itu procurement, perbedaan dengan purchasing, jenis-jenisnya, serta proses yang terlibat, individu dan organisasi dapat mengelola pengadaan secara strategis dan efektif.
Bagi Anda yang berminat berkarier di bidang ini, pemahaman tentang tugas procurement, teknologi pendukung, serta strategi manajemen vendor adalah hal-hal yang wajib dikuasai.
Referensi
- Monczka, R. M., Handfield, R. B., Giunipero, L. C., & Patterson, J. L. (2020). Purchasing and Supply Chain Management (7th ed.). Cengage Learning.
- Lysons, K., & Farrington, B. (2016). Procurement and Supply Chain Management (9th ed.). Pearson Education Limited.
- Arrowsmith, S., & Treumer, S. (2012). Public Procurement: The Continuing Revolution. Kluwer Law International.
- Suharyadi, & Purwanto, A. (2017). Manajemen Operasi dan Pengadaan. Jakarta: Salemba Empat.
- Wijayanto, A. (2021). Strategi Pengadaan dan Manajemen Vendor. Yogyakarta: Deepublish.
Penulis: Sidiq Abdul Rahman
