Saat merencanakan dan melaksanakan proyek, banyak yang bisa salah. Keberhasilan manajemen proyek lebih mungkin terjadi jika tim Anda mengikuti struktur tertentu.
Dengan mengikuti lima fase utama manajemen proyek berikut, ini membantu anggota tim tetap pada tugas dan menyelesaikan prosedur dengan cara tercepat dan paling efisien. Fase PM ini juga dapat menyelamatkan organisasi Anda dari membuat kesalahan proyek seperti menetapkan harapan yang tidak realistis.
LIHAT: Pintasan keyboard teratas yang perlu Anda ketahui (PDF free of charge) (TechRepublic)
Fase 1: Konsepsi dan inisiasi proyek
Tahap pertama manajemen proyek mencakup semua tugas yang diperlukan yang terlibat dalam menentukan tujuan proyek Anda, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan proyek Anda.
Tentukan tujuan proyek
Selama bagian fase satu ini, Anda mengubah ide proyek menjadi sebuah rencana. Untuk memulai, Anda harus menentukan apa yang ingin Anda capai dengan menjalankan proyek. Ajukan pertanyaan seperti “mengapa proyek ini perlu diselesaikan?” dan “apa tujuan akhir proyek ini?”
Setelah Anda mengidentifikasi tujuan yang berarti, akan lebih mudah untuk menyatukan motif dan upaya setiap individu yang terlibat dalam proyek. Ini juga akan membantu Anda mengembangkan piagam proyek Anda.
Kembangkan piagam proyek
Dokumen ini berfungsi sebagai cara formal untuk mendefinisikan proyek. Piagam berisi rincian penting proyek, yang meliputi tujuan, ruang lingkup, kriteria keberhasilan, tonggak, rencana anggaran, waktu yang diharapkan dan spesifik tentang pelaksanaan.
Identifikasi pemangku kepentingan proyek
Stakeholder adalah semua individu yang terlibat dalam mendukung proyek. Anda perlu membuat daftar setiap pemangku kepentingan proyek dalam dokumen lain yang disebut daftar pemangku kepentingan; itu harus berisi informasi tentang masing-masing pemangku kepentingan seperti peran mereka, kelompok dan organisasi.
Fase 2: Definisi dan perencanaan proyek
Setelah piagam proyek disetujui, definisi proyek dan tahap perencanaan dapat dimulai. Fase ini akan membantu tim Anda mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang ruang lingkup proyek dan tindakan yang terlibat dalam pelaksanaannya.
Kembangkan rencana proyek
Rencana proyek adalah penyampaian yang paling penting dalam fase ini; itu harus berisi jadwal, persyaratan teknis, jadwal, tindakan, ketergantungan tugas dan perkiraan upaya dan durasi proyek.
Hasil dan dokumen lain yang terlibat dalam fase ini mungkin termasuk yang berikut, tergantung pada prosedur organisasi Anda.
- Rencana alokasi sumber daya: Ini harus terdiri dari jadwal ketersediaan anggota tim proyek sepanjang siklus hidup proyek.
- Rencana manajemen komunikasi: Ini membantu membangun proses untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.
- Struktur rincian kerja: Ini harus berupa bagan atau daftar terperinci dari kiriman proyek dan bagaimana mereka dipecah menjadi kiriman yang lebih kecil.
- Daftar persyaratan: Ini harus mencantumkan persyaratan bisnis dan persyaratan teknis yang diperlukan untuk melaksanakan proyek.
Buat anggaran proyek
Perencanaan anggaran sangat penting untuk memastikan keberhasilan rencana proyek. Anggota tim harus membuat desain proyek dan daftar tugas, dan memperkirakan anggaran berdasarkan upaya, sumber daya, dan waktu yang diperlukan untuk penyelesaian.
Mengidentifikasi peran dan tanggung jawab
Anda harus menilai kekuatan dan kemampuan anggota tim untuk menetapkan peran dan tanggung jawab setiap orang.
Fase 3: Implementasi atau pelaksanaan proyek
Tim Anda mulai melaksanakan tugas dan mencapai tujuan proyek seperti yang direncanakan dalam dua fase pertama.
Kelola sumber daya proyek
Anda akan bertanggung jawab untuk mengatur tugas dan sumber daya yang terlibat dalam pelaksanaan proyek; ini termasuk cara untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dengan menetapkan alur kerja, melacak sumber daya dan memastikan kualitas kerja dan kemajuan tim proyek.
Berkolaborasi seperlunya
Anggota tim harus memperbarui dan berkolaborasi dengan setiap pemangku kepentingan proyek; ini mungkin melibatkan pembuatan dan penyediaan dokumentasi untuk perintah kerja.
Sesuaikan dengan tantangan proyek
Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pekerjaan tetap berjalan, bahkan jika masalah muncul. Anda mungkin perlu menerapkan dan mengelola penyesuaian pada rencana proyek agar operasi tetap berjalan lancar.
Gunakan alat perangkat lunak
Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu untuk mengelola alur kerja anggota tim, mendukung upaya kolaboratif, melacak ketersediaan sumber daya, dan memusatkan informasi proyek. Misalnya, solusi seperti monday.com dan Smartsheet mendukung upaya kolaboratif dengan membiarkan peserta berkomentar dan berkomunikasi tentang tugas kerja.
Fase 4: Kontrol dan manajemen proyek
Anda harus memantau aspek proyek untuk menentukan kemajuan tim dan mendukung keberhasilan mereka sesuai dengan rencana.
Pantau upaya, sumber daya, dan biaya
Seluruh tim Anda harus melacak upaya, sumber daya, dan biaya yang digunakan selama proyek berlangsung. Mencatat element ini dapat membantu Anda menentukan apakah anggota tim memenuhi harapan dan memastikan bahwa mereka mengikuti anggaran dan jadwal proyek.
Lacak kemajuan tim proyek Anda
Anda dapat menggunakan indikator kinerja utama dan faktor penentu keberhasilan untuk mengukur dan meninjau kemajuan proyek. Perangkat lunak manajemen proyek juga dapat mempermudah pelacakan kemajuan dan produktivitas tim. Solusi perangkat lunak manajemen proyek seperti Jira dan Teamwork membantu tim tetap di jalur sepanjang siklus hidup proyek dengan fitur manajemen beban kerja yang menunjukkan tindakan anggota tim terhadap skala waktu.
Lakukan tindakan sesuai dengan rencana proyek
Anda harus proaktif dalam mengidentifikasi masalah dengan rencana atau operasi proyek. Dengan menangkap masalah atau potensi masalah lebih awal, Anda dapat mengembangkan rencana mitigasi dan merevisi proses rencana proyek untuk mengatasi masalah tersebut. Tetap mengetahui masalah rencana proyek juga dapat membantu jika sumber daya dan/atau waktu tambahan diperlukan, dan Anda dapat mengomunikasikan element ini kepada pemangku kepentingan yang relevan jika diperlukan.
Fase 5: Penutupan proyek
Dalam fase terakhir dari proses manajemen proyek ini, semua aktivitas dalam proses selesai.
Selesaikan tugas dan dokumentasi obral
Anda harus mengomunikasikan standing akhir kepada semua pemangku kepentingan yang relevan selama akhir proyek. Peserta dan pemangku kepentingan juga harus mengetahui tindakan lanjutan yang berkaitan dengan peran mereka dalam proyek ini.
Selain itu, Anda harus melengkapi dokumentasi yang diperlukan untuk mengakhiri kontrak untuk talenta eksternal yang dipekerjakan untuk proyek tersebut, sebagaimana diperlukan.
Presentasikan hasil proyek obral
Penutupan proyek mungkin memerlukan penyerahan lebih banyak hasil. Dokumentasi yang diperlukan untuk fase ini mungkin bergantung pada mengapa penutupan proyek terjadi; penutupan dapat terjadi karena penyelesaian proyek, penghentian, pembatalan atau pengalihan.
Menilai hasil dan refleksi proyek
Itu selalu merupakan ide yang baik bagi tim proyek untuk mengadakan pertemuan refleksi setelah proyek berakhir; retrospektif ini memungkinkan tim untuk mendiskusikan keberhasilan mereka dan bidang-bidang yang menjadi tantangan selama proyek berlangsung. Selain itu, tim harus meninjau seluruh proyek dan membuat laporan terperinci dengan information dan informasi tentangnya untuk disimpan untuk referensi di masa mendatang.
Misalnya, organisasi menghadapi tantangan pengiriman sumber daya yang terlambat di seluruh proyek mereka, yang menyebabkan mereka terlambat dari jadwal. Dalam hal ini, organisasi dapat merujuk pada pengalaman ini karena mereka menyesuaikan rencana proyek masa depan dengan menjadwalkan lebih banyak waktu untuk memperoleh sumber daya proyek.
Pertemuan tinjauan ini dapat membantu tim proyek untuk memastikan peningkatan berkelanjutan dalam proses proyek mereka di masa depan. Selain itu, memelihara dokumentasi tentang proyek dapat memberikan wawasan tentang praktik terbaik untuk proyek masa depan yang dapat direferensikan seiring berjalannya waktu.
Jika perusahaan Anda merekrut dan mempekerjakan manajer proyek, equipment perekrutan dari TechRepublic Premium ini dapat menyederhanakan prosesnya. Equipment perekrutan manajer proyek ini mencakup iklan keinginan yang dapat disesuaikan, deskripsi pekerjaan, dan pertanyaan wawancara.
