Apakah itu menempatkan pesanan, mengirimkan produk, pengiriman, perekrutan, orientasi, atau aktivitas lainnya, setiap bisnis terdiri dari beberapa proses bisnis yang menghidupkannya.
Jika Anda melihat lebih dekat pada setiap bisnis yang sukses, Anda akan menemukan bahwa kesuksesannya sering kali merupakan hasil dari pelaksanaan yang efektif dari proses dan aktivitas bisnis yang penting ini.
Agar bisnis berfungsi dengan baik dan tugas dapat diselesaikan dengan lancar, setiap tindakan oleh setiap anggota tim, setiap informasi, dan komunikasi knowledge dan element lainnya, harus mengalir secara berurutan dan selaras.
Untuk mencapai ini, perlu ada cetak biru yang akan membantu Anda lebih memahami bisnis Anda dan prosesnya. Di sinilah pemetaan proses bisnis masuk. Ini membantu memvisualisasikan proses Anda dan membantu Anda mendapatkan gambaran tentang dampak keseluruhan dari setiap proses dan tugas.
Jika Anda sama sekali tidak mengerti tentang pemetaan proses bisnis, maka jangan khawatir, kami membantu Anda. Di weblog ini, kami akan memberi Anda gambaran tentang apa itu pemetaan proses bisnis, mengapa itu penting untuk bisnis Anda, dan langkah-langkah yang terlibat dalam membuatnya!
Siap untuk memulai? Ayo pergi!
Apa itu Pemetaan Proses Bisnis? (Definisi)
Pemetaan proses bisnis adalah teknik yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis secara visible dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Ini memvisualisasikan bagaimana proses seperti perekrutan, pemesanan, pengiriman, dll harus berfungsi dari awal hingga akhir.
Teknik yang kuat ini menjawab siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana untuk proses bisnis dan membantu Anda menganalisis aspek mengapa juga.
Biasanya, pemetaan proses bisnis menggunakan bagan, diagram, diagram alur, dan simbol untuk mengidentifikasi dengan benar setiap langkah dalam proses, memperjelas peran dan tanggung jawab, dan memetakan urutannya.
Pemetaan proses bisnis memberikan kontrol atas bagaimana fungsi proses, menghilangkan redundansi, meningkatkan visibilitas, dan hanya memberi Anda pemahaman mendetail tentang proses bisnis. Oleh karena itu, ini adalah alat bisnis wajib yang digunakan oleh semua bisnis yang sukses.
Sekarang mari kita lihat lebih dekat bagaimana pemetaan proses bisnis bermanfaat bagi bisnis atau organisasi!
Apa Pentingnya Pemetaan Proses Bisnis?
1. Memberikan Cuplikan Bisnis
Secara sederhana, pemetaan proses bisnis adalah tentang memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana beberapa fungsi bisnis harus dijalankan dari awal hingga akhir. Ini pada dasarnya menawarkan kepada semua orang di organisasi gambaran tentang bagaimana bisnis Anda berjalan saat ini dan menyediakan mekanisme untuk melihat bagaimana Anda dapat melakukannya dengan lebih efisien di masa depan.
2. Menawarkan Visibilitas dan Kejelasan
Karena pemetaan proses bisnis adalah kerangka kerja visible, pemetaan ini menawarkan kejelasan kepada karyawan dan manajemen tentang berbagai proses yang terjadi di dalam organisasi. Ini juga memberi karyawan visibilitas untuk bantu mereka mengerti di mana mereka cocok dalam organisasi dan bagaimana mereka berdampak pada beberapa bidang bisnis.
3. Mencegah Kebingungan
Dengan pemetaan proses bisnis, karyawan tidak perlu membuat prediksi sendiri atau membuat tebakan liar apa yang perlu dilakukan oleh siapa, kapan, dan mengapa. Dengan proses bisnis yang jelas didefinisikan dan ditata, kebingungan, konflik kepentingan, dan kewajiban dapat dihindari dan bisnis dapat berjalan secara efektif.
4. Mengidentifikasi Risiko
Masalah dan masalah dapat terjadi kapan saja, di mana saja. Apa yang dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah dan risiko ini dengan cepat adalah peta proses bisnis. Dengan tampilan keseluruhan dari semua proses bisnis, Anda dapat dengan cepat mengenali potensi risiko dan masalah dan dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengatasinya sebelum muncul dan menyebabkan kerusakan apa pun.
Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa manfaat memiliki peta proses bisnis, mari kita lihat langkah-langkah yang terlibat dalam membuatnya!
9 Langkah Membuat Peta Proses Bisnis!
1. Pilih Proses
Untuk membuat peta proses bisnis, pertama-tama Anda harus memilih proses dalam bisnis yang ingin Anda kerjakan. Pilih sesuatu penting untuk bisnis Anda dan mudah dilacak secara kuantitatif. Ini membantu menetapkan mannequin atau dasar peta proses bisnis untuk yang berikutnya juga.
2. Kumpulkan Informasi
Langkah selanjutnya dalam pemetaan proses bisnis adalah mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang proses yang Anda pilih. Ini dapat mencakup semua tujuan, langkah, dan tugas yang terlibat, durasi, sumber daya yang diperlukan, dan hasil yang diinginkan atau diharapkan.
Anda dapat mengumpulkan semua informasi ini dengan mengamati atau mewawancarai pemangku kepentingan Anda.
Usahakan untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya sehingga setelah tiba waktunya untuk membuat peta proses, Anda dapat menyaring knowledge yang tidak perlu dan berlebih. Setelah semua informasi dikumpulkan, Anda dapat memplotnya ke dalam peta proses Anda dan membuat keluaran yang komprehensif.
3. Kumpulkan Tim
Sekarang setelah Anda mengumpulkan semua informasi, langkah logis berikutnya adalah membentuk tim. Anda harus mengidentifikasi pemain kunci dalam sebuah perusahaan atau perusahaan. Pemain kunci ini harus mencakup orang-orang yang secara aktif menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari dan keduanya bertanggung jawab atas aktivitas tersebut.
Pastikan Anda menetapkan dan mengalokasikan tim orang yang tepat untuk membantu Anda membuat peta proses bisnis Anda. Pastikan bahwa orang-orang terlibat dalam berbagai aktivitas proses dan selalu dapatkan tanggapan mereka dan masukan sepanjang perjalanan pemetaan proses.
4. Tentukan Tugas Manusia
Ini cukup mudah. Anda harus membuat daftar kegiatan apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan hanya di seluruh proses. Ini tidak harus dilakukan dengan cara yang sangat formal, Anda bahkan dapat secara guide mencatat siapa yang perlu melakukan apa.
Sangat penting untuk mengetahui sifat dari setiap tugas dan memiliki pandangan ke depan untuk menetapkan tugas-tugas tertentu kepada orang-orang tertentu. Beberapa tugas dapat dengan mudah dilaksanakan oleh satu individu dan tidak memerlukan usaha atau perhatian tambahan oleh orang lain, sehingga menghemat tenaga kerja.
Di sisi lain, beberapa tugas memerlukan upaya tim dan brainstorming ekstra. Dengan demikian, penting untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.
5. Sorot Tugas Sistem
Tugas tertentu lebih baik dieksekusi oleh mesin. Ini dapat mencakup switch knowledge, analisis informasi, pengiriman e mail massal, dll. Daripada membuang waktu dan tenaga untuk melakukan aktivitas seperti itu, lebih baik menyoroti apa yang harus dilakukan sistem dan menyerahkannya pada mesin. Untuk melakukan itu, tugas sistem harus disorot dan didefinisikan dengan benar.
6. Perencanaan yang Efisien
Beberapa tugas mungkin perlu dikerjakan terlebih dahulu, beberapa mungkin terjadi secara berurutan sementara beberapa mungkin dioperasikan secara paralel dan bergantung pada tugas-tugas lain. Di sinilah perencanaan yang efisien pada urutan tugas berperan.
Setelah Anda mengidentifikasi apa yang perlu didahulukan, apa yang harus terjadi selanjutnya, dan seterusnya, pemetaan proses bisnis akan berjalan mulus ke depan.
7. Peletakan Baseline
Setelah mengumpulkan semua element yang diperlukan, hal berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah membuat peta dasar yang akan memaparkan semua yang Anda lakukan, proses saat ini, dan bahkan hambatan dan kekurangan.
Dalam peta proses bisnis Anda, Anda dapat menyertakan beberapa komponen dasar seperti keseluruhan proses alur kerja, tugas yang terlibat di dalamnya, alur proses dan tugas, peristiwa atau pemicu yang mengarahkan proses, dan orang atau peserta kunci yang terlibat.
Melakukan hal ini akan membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang berhasil, proses mana yang tidak efisien, dan apa yang perlu diubah atau didesain ulang.
8. Visualisasikan
Sekarang setelah semua element penting dan perlu disortir dan seluruh baseline Anda ditata, Anda dapat fokus memvisualisasikan peta proses bisnis Anda. Gunakan diagram alur, diagram, dan simbol untuk menggambarkan secara visible beberapa proses bisnis dan memetakan seluruh urutan.
9. Pantau dan Tingkatkan
Ya! Jadi sekarang Anda telah menyelesaikan seluruh proses pemetaan bisnis, namun tidak hanya sampai di situ. Anda perlu terus memantau cara kerjanya sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah dan space yang perlu diperbaiki dan dikerjakan.
Melakukan hal ini akan membantu Anda menemukan strategi baru yang dapat lebih meningkatkan proses Anda. Terus pantau, optimalkan, dan tingkatkan sehingga Anda dapat mencapai tujuan bisnis Anda dan meningkatkan keseluruhan perusahaan Anda.
Sekarang setelah semua langkah yang diperlukan untuk pemetaan proses bisnis ditata, berikut adalah beberapa tip dan trik, atau dengan kata lain, praktik terbaik yang dapat diikuti untuk lebih meningkatkan keseluruhan kesepakatan! Mari kita periksa mereka!
Apa saja Praktik Terbaik Pemetaan Proses Bisnis?
1. Tetap Sederhana
Kebutuhan untuk mengesankan seringkali dapat menyebabkan presentasi yang terlalu rumit dan menghasilkan pemetaan proses bisnis yang begitu kompleks sehingga kehilangan seluruh tujuannya. Pemetaan proses bisnis yang hebat dan efisien dapat dengan mudah dipahami oleh semua orang. Jadi, kuncinya adalah tetap berpegang pada dasar-dasarnya, hindari komplikasi dan redudansi, dan ingatlah untuk membuatnya tetap sederhana.
2. Revisi adalah Kunci
Sebuah ide mungkin tampak sempurna pada awalnya, tetapi itu tidak berarti Anda harus menetap dan melanjutkan. Perlu diingat bahwa pemetaan proses bisnis adalah proses yang dinamis dan harus selalu terbuka terhadap perubahan.
Meninjau kembali sudut dan celah pemetaan Anda dan menemukan cara untuk meningkatkan harus menjadi moto keseluruhan. Jadi, revisi, revisi, dan jangan pernah biarkan pekerjaan Anda basi.
3. Prioritaskan Tujuan
Hanya karena peta bisnis adalah penggambaran proses, tidak berarti peta tersebut tidak memiliki tujuan. Selalu perhatikan hadiahnya, dan maksud kami, catat tujuan Anda. Baik untuk mempercepat proses atau fokus pada peningkatan komunikasi, atau sekadar meningkatkan kualitas, Anda harus memprioritaskan tujuan dan fokus pada tujuan tersebut saat Anda membuat peta proses bisnis.
4. Jadilah Realistis
Dorongan untuk berprestasi bisa jadi kuat, tetapi Anda harus selalu menjaga kaki Anda tetap kokoh di tanah. Misalnya, jika tugas membutuhkan setidaknya 2-3 karyawan, jangan jatuh ke dalam khayalan untuk menugaskannya ke satu individu dan berlebihan para karyawan. Sebaliknya, bersikaplah realistis dan tetapkan tujuan yang realistis.
5. Fokus pada Situasi Umum
Terkadang kita cenderung disibukkan dengan ketidaksesuaian tertentu yang dapat terjadi. Meskipun kemunduran dapat terjadi dan pengecualian pasti akan terjadi, yang terbaik adalah fokus pada situasi regular dan paling umum sebelum memikirkan pengecualian. Jika ada pengecualian, Anda dapat memodifikasi peta proses Anda.
6. Hapus Tugas yang Tidak Perlu
Saat membuat peta proses bisnis, mudah untuk jatuh ke dalam perangkap perencanaan yang berlebihan dan memasukkan element dan tugas yang tidak perlu yang dalam introspeksi, mungkin tampak berlebihan. Oleh karena itu, yang terbaik adalah meninjau daftar tugas dengan benar dan mengidentifikasi serta menghapus apa yang tidak diperlukan.
Bungkus
Pemetaan proses bisnis sangat penting untuk menjalankan bisnis yang efisien. Tanpa itu, akan ada kekacauan dan kebingungan dan ini hanya akan menyebabkan lebih banyak kesalahan.
Untuk membantu organisasi Anda memiliki proses bisnis yang berfungsi dengan lancar, kami telah mempersenjatai Anda dengan apa saja dan semua yang perlu Anda ketahui tentang pemetaan proses bisnis.
Sekarang, yang tersisa untuk Anda lakukan adalah mulai membuat peta proses bisnis Anda segera! Semoga kami membantu! Semoga beruntung!
Bacaan Lebih Lanjut:
Apa Tujuan Bisnis, Bagaimana Menetapkan & Mencapainya?
Apa itu Bisnis Pitch & Bagaimana Cara Membuatnya?
Pemetaan Pemangku Kepentingan: Definisi, Kepentingan, Proses & Alat!
9 Perangkat Lunak & Alat Pemetaan Pikiran yang Kuat untuk Bisnis!
